醫(yī)院行政公文是醫(yī)院政務(wù)活動(dòng)的歷史記錄，是日后工作可查證和借鑒的重要資料，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展有著重要的作用。如何管理好公文，保證公文材料的齊全完整，便于需要者查用，本文從公文的立卷歸檔闡述了公文管理的流程。

醫(yī)院在日常行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件材料，這些材料是醫(yī)院政務(wù)活動(dòng)的歷史記錄，是日后工作可查證和借鑒的重要資料，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展有著重要的作用。在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)看到有些工作人員把文件柜的資料全部翻出來(lái)，前后翻過(guò)多少遍，也不一定能找到所需文件，既浪費(fèi)時(shí)間也耗費(fèi)精力。特別是領(lǐng)導(dǎo)要我們找一份文件時(shí)，而我們既找不出又不能說(shuō)明這份文件由哪個(gè)部門(mén)保管，這是一件很尷尬的事。如果平時(shí)注意做好公文管理，及時(shí)將辦理完畢的文件材料立卷歸檔，就不至于出現(xiàn)以上的情況了。筆者從事辦公室文書(shū)處理多年，對(duì)公文管理積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)從文書(shū)的立卷歸檔方面來(lái)談?wù)剬?duì)醫(yī)院公文歸檔過(guò)程管理的粗淺認(rèn)識(shí)。

1、公文立卷

立卷是整理和保存文件的一種方法，是公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理流程中的一大程序。立卷就是將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類組成案卷的整理過(guò)程。立卷避免了公文的散失、破損，保證了公文的齊全、完整和安全，有利于文件的保管。

2、由文書(shū)處理部門(mén)及時(shí)整理立卷辦畢公文

由文書(shū)處理部門(mén)及時(shí)整理立卷辦畢公文的好處：（1）可以使文書(shū)部門(mén)充分熟悉本機(jī)關(guān)、本部門(mén)業(yè)務(wù)工作情況，了解文書(shū)處理過(guò)程的長(zhǎng)處，有利于提高整理的質(zhì)量和工作的效率。因?yàn)槲臅?shū)是由文書(shū)部門(mén)辦理的，文書(shū)部門(mén)最了解文書(shū)的形成原因、運(yùn)轉(zhuǎn)情況、實(shí)際效用，也最了解文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和各種文書(shū)的保存價(jià)值，最清楚文件的去向和收回情況，所以，由文書(shū)部門(mén)立卷就可以發(fā)揮文書(shū)部門(mén)的這些優(yōu)勢(shì)長(zhǎng)處，有利于提高立卷效率和質(zhì)量。（2）文件在本部門(mén)隨時(shí)歸卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時(shí)要到檔案部門(mén)查閱，會(huì)給文件的使用者帶來(lái)不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案部門(mén)年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時(shí)文件存在個(gè)人手里，極易丟失，他人又無(wú)法利用。（3）文書(shū)部門(mén)暫存當(dāng)年文件，有利于文書(shū)人員查閱和利用當(dāng)年的文件。文書(shū)正常運(yùn)轉(zhuǎn)處理完之后，仍然具有很高的使用率，特別是領(lǐng)導(dǎo)人和文秘人員，因?yàn)楣ぷ鞯男枰?jīng)常查閱各種文件。由文書(shū)部門(mén)立卷，文書(shū)材料可以在本部門(mén)放一年。隨時(shí)可以查閱。如果由檔案部門(mén)立卷，需把處理完畢的文書(shū)及時(shí)送檔案部門(mén)，這樣文書(shū)部門(mén)使用起來(lái)就不方便了。（4）有利于檔案工作的全面開(kāi)展。文書(shū)立卷由文書(shū)部門(mén)承擔(dān)，這就減輕了檔案部門(mén)的壓力，檔案部門(mén)可以騰出時(shí)間集中精力做好檔案方面的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

3、做好平時(shí)歸卷工作，保證文件材料的齊全完整

公文立卷工作不能等到一年終末再動(dòng)手，而應(yīng)該在工作中，隨時(shí)為立卷做好必要的準(zhǔn)備。這種準(zhǔn)備包括：事先熟悉本單位的立卷類目，堅(jiān)持做好平時(shí)歸卷工作。（1）對(duì)本部門(mén)形成的文件材料根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案管理辦法》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《機(jī)關(guān)歸檔文件的整理原則》等的要求,逐一鑒別、分類、收集整理,最終歸檔。（2）平時(shí)歸卷。依照編制好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件材料隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入臨時(shí)卷夾（或卷盒）內(nèi)，這就是平時(shí)歸卷。平時(shí)歸卷要求“隨辦隨歸”，不能積累到第二年立卷時(shí)再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。平時(shí)還要根據(jù)形成文件材料的實(shí)際情況，隨時(shí)修改或增補(bǔ)立卷類目的有關(guān)條款。

4、檢查文件的收集情況，做好年終歸檔移交工作

到第二年年初立卷前，要對(duì)已收集的文件進(jìn)行一次全面檢查，收集不齊全、不完整的要做進(jìn)一步的補(bǔ)充和完善。有以下幾方面的工作：（1）檢查文件是否齊全。如公文是否同時(shí)具有文件正本和定稿，各種反映單位基本情況的年報(bào)、名冊(cè)、會(huì)議記錄，有關(guān)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、調(diào)動(dòng)和福利等方面的材料是否收集齊全。（2）檢查文件是否屬于本單位歸檔的范圍。按“凡是反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍”的規(guī)定，不屬于本機(jī)關(guān)、本部門(mén)歸卷范圍的應(yīng)剔出；同時(shí)，還要看是否屬于本年度的，不屬于本年度的應(yīng)轉(zhuǎn)出歸入相應(yīng)的年度。（3）檢查卷內(nèi)文件是否有一定的聯(lián)系。相聯(lián)系的要?dú)w到一塊，沒(méi)有聯(lián)系的要剔出另組卷。比如：關(guān)于同一件事情的請(qǐng)示、批復(fù)、名冊(cè)和會(huì)議紀(jì)要，一項(xiàng)專題工作、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程的所有文件等。

總之，在日常工作中，文書(shū)人員要充分發(fā)揮文書(shū)部門(mén)立卷的優(yōu)越性，對(duì)辦理完畢的文件材料要根據(jù)其來(lái)龍去脈及時(shí)進(jìn)行收集整理，保證其完整、齊全。避免平時(shí)文件分散、零亂、長(zhǎng)期堆積和失密。同時(shí)要督促有關(guān)人員及時(shí)將辦完文件及時(shí)清退給立卷人員，為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。